Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten/Einnahmeart, in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder/Teileigentum.
 

Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/ Teileigentum.

Status
Der Status enthält die Angabe über Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie die Kontenstände.
Einsicht in Unterlagen der Abrechnung
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – im Büro der Verwaltung zur Verfügung.
Erstellen von Steuerbescheinigungen nach §35a ESTG über haushaltsnahe Dienstleistungen für den Eigentümer

Durchführen einer Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten zu einem zumutbaren Zeitpunkt.

Vorsitz und Niederschrift
Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift der Beschlüsse.

Versand der Niederschrift/Protokoll
Jedem Wohnungseigentümer wird eine Kopie der Beschlüsse der Eigentümerversammlung ohne besonderen Nachweis an die letzte schriftlich gemeldete Adresse zugestellt.

Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen mahnt die Verwaltung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg bleibt.

Betreuen und Überwachen der Leistungen der Vertragspartner der Eigentümergemeinschaft. Der Verwalter kann alle Erklärungen abgeben, die zur Einrichtung von Audio-, Telekommunikations- und Energieversorgungsanlagen erforderlich sind.

Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach Wahl des Verwalters. Kontoinhaber der vom Verwalter angelegten Konten (Giro-, Anlage- und Festgeldkonten etc.) ist immer die Eigentümergemeinschaft. Leistungsfähige, schnelle und sichere Abwicklung des Zahlungsverkehrs über HBCI (Home Banking Computer Interface). Der Verwalter verfügt über eine angemessene Vermögensschadenhaftpflichtversicherung.

Rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparatur-Rechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen.

Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft.

Insbesondere Führen und Abrechnen von:

• Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum
• Einnahmekonten für Erträge
• Ausgabekonten je Kostenart, (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer)
• Rücklagekonten einschl. Anlage der Mittel
• Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung)
• Verrechnungskosten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge
• Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse
• Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung
• Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, ggf. melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen
• Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung.

Anwesenheit vor Ort
Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch regelmäßige Begehung der Wohnanlage mit dem Verwaltungsbeirat (neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen).
Sonderfachleute
Soweit notwendig, beiziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft, sofern ein Beschluss dafür vorliegt.

Empfehlung
Empfehlungen bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den  Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum.

Klärung
Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-Gemeinschaftseigentum.

Schadenminderung
Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadenminderung und -beseitigung.

Schriftaufträge
Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft bis zu einer vertraglich vereinbarten Höhe als Geschäft der laufenden Verwaltung.

Veranlassungen
Veranlassen der Reparaturen und Bauverträge, der Bauleitung und -überwachung einschl. Aufmaß und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung, sofern der vereinbarte Betrag laut Ziffer 11 a überschritten wird.

Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen, andernfalls erfolgt die Abmahnung des Leistungsrückständigen.

Dringende Fälle
Veranlassen nach § 27, Abs. 1 Ziffer 3 WEG von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden.

Versicherungsschäden
Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.

Veranlassen der Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/Teil-/Gemeinschaftseigentum.

Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B.

• der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswerte, Druck- und Heizölbehälter)
• den Aufzügen (Haupt- und Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen
• den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen
• den Lüfter- und Co2-Anlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellern
• den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage)
• den kraftbetätigten Garagentoren
• den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwasserleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern etc.
  
  Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Beteiligten.

Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit sie von der Verwaltung im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden.

Den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats wird 4x jährlich kostenfrei das Magazin „Beirat Aktuell“ zugestellt. Der Verwaltungsbeirat ist bei seiner ehrenamtlichen Tätigkeit für die Eigentümergemeinschaft umfassend gegen Vermögensschäden bis zu einer Deckungssumme von 250.00,00 € je Einzelfall versichert.